Na co można wydać pieniądze?

Wydatki z dotacji zawsze dokonuje się w kwocie brutto. Oznacza to, iż cena każdego przedmiotu w rozliczeniu  musi zawierać podatek VAT, chyba że sprzedający jest płatnikiem zwolnionym z podatku VAT. Co się tyczy ogólnych zasad wydatkowania dofinansowania, to z dotacji należy finansować wydatki o charakterze inwestycyjnym, a więc przede wszystkim zakup sprzętu, urządzeń, wyposażenia – niezbędnego z punktu widzenia profilu firmy.

Przykład

a) Chciałbyś uruchomić biuro rachunkowe i przeznaczyć dotacje na zakup ekspresu do kawy dla klientów odwiedzających twoje biuro. W większości przypadków taki wydatek nie zostanie potraktowany jako przedmiot niezbędny do prowadzenia firmy – a tym samym Urząd Pracy go nie zaakceptuje.

b) Chciałbyś prowadzić firmę samodzielnie (nie zatrudniając pracowników), a środki z dofinansowania przeznaczyć zakup dwóch laptopów. W tym przypadku konieczność zakupu dwóch komputerów może być kwestionowana, chyba że specyfika działalności wymaga jednoczesnego korzystania z obydwu urządzeń. 

W tym miejscu muszę ostrzec, iż Powiatowy Urząd Pracy we Wrocławiu wykluczył z dofinansowania również narzędzia i urządzenia z których nie korzysta bezpośrednio wnioskodawca, a więc wyposażenie przeznaczone dla ewentualnych pracowników. Jest to jednak odosobniony przypadek i wedle mojej wiedzy takie warunki stawia jedynie  ten jeden Urząd Pracy.

Z dotacji wyklucza się również wydatki dotyczące bieżącego funkcjonowania firmy, a wiec zakup paliwa, składki ZUS, wynagrodzenia, abonament telefoniczny itp. W niektórych Urzędach Pracy, część środków można przeznaczyć na koszt najmu lokalu w pierwszym miesiącu działalności. Co się tyczy środków obrotowych (materiały, towar), to zwykle na ten cel można przeznaczyć jedynie cześć dotacji (np. do 50% tak jak to ma miejsce w UP m.st. Warszawa).

Z dotacji nie można finansować kosztów transportu zakupionych rzeczy. W przypadku kupna sprzętu w sklepie internetowym, do rozliczenia bierze się jedynie wartość brutto tego sprzętu z pominięciem kosztu przesyłki, figurującej zwykle jako dodatkowa pozycja na fakturze.

Wyklucza się też finansowanie kosztów związanych z ewentualnym przygotowaniem wniosku pod dotacje – jeżeli np. zdecydujemy się powierzyć te zadanie zewnętrznemu specjaliście. Akceptuje się koszty pomocy prawnej obejmujące np. przygotowanie regulaminów, umów, wdrożenie RODO itp.

Prócz tych ogólnych zasad, każdy Urząd Pracy może wprowadzić własne kryteria dodatkowe, należy więc przeanalizować aktualny regulamin dotacji obowiązujący w danym PUP. Często pojawiają się również ograniczenia dotyczące wydatków reklamowych i kosztów związanych z adaptacją lokalu (zwykle obowiązuje tu limit 20% dotacji). Niektóre Urzędy Pracy zabraniają kupna samochodu osobowego (PUP Nysa), kasy fiskalnej, oraz kupna rzeczy używanych w cenie jednostkowej niższej niż 1000,00 zł.

Czytaj dalej: